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MISIÓN DEL PUESTO

Supervisar las operaciones y la gestión financiera, los recursos humanos y las funciones administrativas de Ciencia Puerto Rico, Inc. Esta posición es esencial para apoyar al equipo de trabajo de Ciencia Puerto Rico en el desarrollo de proyectos innovadores en educación científica, para aumentar la participación del público con la ciencia, y el desarrollo de científicas, científicos y otros profesionales de STEM.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

Administración de las finanzas:

• Revisar y aprobar todos los gastos, informes de gastos y facturas.
• Administrar los presupuestos de los proyectos y desarrollar informes mensuales para realizar un seguimiento de los gastos reales y proyectados.
• Conciliar los libros al final de cada mes y preparar la documentación para los adelantos. mensuales de las subvenciones.
• Trabajar con la Directora Ejecutiva para compilar un presupuesto organizacional anual.
• Desarrollar una propuesta de tasa de costo indirecto anual.
• Gestionar cualquier auditoría financiera y el desarrollo de los estados financieros requeridos por nuestra organización.
• Administrar cualquier subasignación o facturas de pago.
• Preparar la documentación fiscal de fin de año.
• Garantizar que las políticas y los procedimientos para la gestión financiera y la administración de subvenciones cumplan con las normas y reglamentos de las fuentes de fondo, incluyendo fundaciones, agencias locales, y agencias federales como el NSF o el NIH.

Administración de Recursos Humanos y Oficina:

• Administrar la plataforma de nómina en línea (ADP) y las comunicaciones requeridas de los empleados.
• Apoyar la implementación del paquete de beneficios para empleados (por ejemplo, reembolsos de salud).
• Asegurar el pleno cumplimiento de las leyes y/o regulaciones federales, estatales y locales laborales.
• Implementar todos los procesos de reclutamiento, contratación e incorporación de empleados.
• Asegurar de que la documentación de nómina y acumulaciones de balances de licencias sean a tiempo y precisas.
• Gestionar todos los contratos (suplidores, contratistas independientes y empleados), así como la documentación de apoyo requerida por las leyes o la organización.
• Supervisar las revisiones anuales de desempeño.
• Actualizar y mantener todas las políticas y procedimientos de la organización, incluyendo las políticas de personal, administración de subvenciones, contabilidad y operaciones.
• Custodiar y archivar los documentos necesarios para mantener el registro corporativo y los requerimientos para las organizaciones sin fines de lucro.
• Actualizar y mantener todos los permisos estatales y federales requeridos para operar la organización.
• Supervisar, gestionar y evaluar las pólizas de seguro de la organización.
• Asegurarse de que todos los contratos relacionados con empleados, contratistas, subvenciones, equipos, etc. se archiven de manera segura y fácilmente recuperable.

RESPONSABILIDADES ADICIONALES

• Administra y custodia materiales y suministros para los programas y proyectos especiales.
• Apoya al equipo de trabajo en actividades internas, externas y públicas según le sea requerido.
• Otras tareas y proyectos según asignados que resulten esenciales a la posición.

REQUISITOS ACADÉMICOS Y DE DESTREZAS DEL PUESTO

• Grado en una disciplina de Administración de Empresas.
• Preferiblemente debe tener conocimiento en el uso de Quickbooks Online.
• Preferiblemente debe tener conocimiento en el uso de ADP.
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en inglés y en español.
• Conocimiento intermedio en el uso de computadoras y programas Office Suite entre otros.

REQUISITOS DE EXPERIENCIA LABORAL DEL PUESTO

• Experiencia en puesto similar de por lo menos 3 años.
• Experiencia previa trabajando con entornos de operaciones en organizaciones sin fines de lucro.
• Experiencia previa trabajando con gestión y administración de subvenciones, preferiblemente de fuentes gubernamentales locales o federales.
• Experiencia en gestión financiera.

PARA SOLICITAR

Favor someter su resumé y una carta de presentación describiendo su experiencia previa e interés en el puesto a través de: https://www.indeed.com/job/coordinador-de-operaciones-operations-coordinator-c1b98ef56e292716